Inventaire des tâches : repérer où l'IA aide

Avant de confier une tâche à l'intelligence artificielle (IA), il faut savoir quelles tâches existent dans l'entreprise. Beaucoup de dirigeants ont une idée générale de leur activité, mais pas le détail du temps passé à chaque tâche. L'inventaire sert à combler ce trou. C'est un tableau simple, rempli avec les personnes qui font le travail, qui permet ensuite de choisir une première tâche sur des faits.

Ce qu'il faut repérer

Une tâche est un bon point de départ pour l'IA quand elle fait intervenir du texte : on lit, on écrit, on résume, on classe, on reformule ou on répond à des questions connues. Ces opérations sont celles que les assistants d'IA savent faire. En revanche, une tâche qui consiste à compter des stocks, à conduire un camion ou à réparer une machine ne bénéficie pas directement d'un assistant qui écrit.

Repérez donc en priorité :

• les courriers, devis et relances qui suivent un modèle ;
• les comptes rendus et les notes de réunion ;
• les questions qui reviennent sans cesse de la part des clients ou des collègues ;
• les documents à classer, à résumer ou à comparer ;
• les fiches, les descriptions ou les textes à reprendre pour un nouveau support.

Le modèle de tableau

Remplissez une ligne par tâche. Une réunion courte suffit pour une petite équipe, à condition de demander à chacun de décrire ce qu'il fait réellement.

Dans la colonne « Qui la fait », indiquez une fonction, pas un nom de salarié. La colonne « Données personnelles » doit être lue avec soin. La CNIL définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Un nom, une adresse, un numéro de téléphone ou une adresse électronique entrent dans cette définition.

Comment remplir le tableau avec l'équipe

1. Expliquez ce qu'est l'inventaire, et précisez qu'il ne sert pas à évaluer les personnes.
2. Demandez à chacun de lister ce qu'il fait dans une semaine ordinaire.
3. Regroupez les doublons : deux personnes qui font la même chose le notent une seule fois.
4. Pour chaque ligne, précisez qui relit le résultat aujourd'hui.
5. Marquez « Oui » dans la colonne « Candidate » seulement si la tâche est écrite, régulière et relisable.

Les pièges de l'inventaire

• Oublier les tâches invisibles. Les réponses données de vive voix, les recherches sur internet ou les copies de documents sont souvent absentes de la liste, alors qu'elles prennent du temps.
• Confondre fréquence et importance. Une tâche rare mais très lourde peut rester hors du premier test. Une tâche banale et quotidienne convient mieux pour apprendre.
• Écrire les données dans le tableau. L'inventaire ne doit contenir ni nom de client, ni adresse, ni numéro. Décrivez la tâche, pas la personne concernée.
• Croire que tout ce qui est écrit peut être confié à l'IA. Un document écrit peut contenir des informations confidentielles ou sensibles. Le guide sur les données à ne pas saisir donne les critères de tri.

Et après l'inventaire ?

Le tableau ne décide pas à votre place. Il donne une liste de candidates. Passez-la au filtre du guide pour choisir sa première tâche, puis fixez les règles écrites de l'équipe avant tout test, comme le détaille la page sur les règles simples d'usage.

Une précaution pour finir : l'inventaire ne doit pas devenir un prétexte pour surveiller les salariés. Si certaines tâches sont mesurées en temps, dites-le à l'équipe et gardez les résultats au service de la tâche, pas des personnes.

Un inventaire bien fait sert plusieurs fois : pour la première tâche, pour les tâches suivantes, et pour mettre à jour les règles quand l'activité change.